Cómo publicar una RFP que reciba ofertas reales: 7 pasos

La mayoría de las solicitudes de propuestas (RFP) que no reciben ninguna oferta, o que reciben tres ofertas que nadie puede comparar, no eran malos proyectos. Eran malas solicitudes. El alcance decía “reparar el techo según sea necesario”. La fecha límite era en cuatro días. Nadie aclaró si la eliminación de residuos estaba incluida, si era posible una visita al sitio ni cómo se elegiría al ganador.

Los buenos contratistas leen eso y pasan a otra cosa. Tienen más trabajo que tiempo, y presentan ofertas en las solicitudes que les dicen exactamente qué están cotizando.

Este es todo el proceso en siete pasos — desde “necesitamos un contratista” hasta un contrato firmado —, con lo que debe poner en cada campo cuando publique en PMRFP.

1. Defina la necesidad y obtenga la aprobación antes de publicar

La forma más rápida de perder a un buen contratista es lanzar una RFP, reunir ofertas y luego descubrir que la junta no aprobará el gasto. Haga primero el trabajo interno.

• ¿Qué problema está resolviendo? “El techo tiene goteras en tres lugares después de lluvias fuertes” es una necesidad. “Techo nuevo” es una suposición sobre la respuesta. Parta del problema — un buen oferente puede proponer una mejor solución.
• ¿Quién aprueba la adjudicación? La junta, el propietario, el administrador de activos o usted. Conozca su límite de gasto y sepa si se requiere un proceso competitivo.
• ¿De dónde sale el dinero? Del fondo de reserva, del presupuesto operativo o de un reclamo al seguro. Eso cambia el cronograma y el papeleo.
• ¿Cuándo tiene que hacerse el trabajo? Los contratos de remoción de nieve deben adjudicarse antes de que empiece la temporada, la pavimentación y la pintura exterior necesitan clima cálido y seco, y el techado es más fácil antes del invierno.

Escriba las respuestas en un párrafo. Se convertirá en el inicio de su alcance.

2. Decida quién debe verla

Lo ideal son de tres a cinco ofertas serias. Con menos de tres, no hay presión sobre los precios. Con más de cinco, los contratistas dejan de presentar ofertas en sus proyectos, porque las probabilidades de ganar no justifican el tiempo de estimación.

En PMRFP, las categorías, la región y el tipo de propiedad que elija determinan qué contratistas ven su solicitud. Sea preciso:

• Elija el oficio que realmente hace el trabajo. El reemplazo de una caldera es trabajo de HVAC (climatización), no de contratista general.
• Elija la región donde está el edificio, no donde está su oficina.
• Agregue una segunda o tercera categoría solo si el trabajo realmente abarca varios oficios.

Si ya tiene un contratista de confianza, invítelo también a presentar una oferta. La RFP es la forma de verificar su precio, no un reemplazo de la relación.

3. Redacte la solicitud — campo por campo

Aquí es donde se gana o se pierde la calidad. Esto es para lo que sirve cada campo.

Título de la RFP

Indique el trabajo, el tipo de propiedad y la ciudad. Un contratista que revisa una lista decide en dos segundos.

Débil: Proyecto de techado

Sólido: Reemplazo de techo plano — condominio de mediana altura de 18,000 pie², Mississauga

Resumen breve

Dos oraciones: lo que necesita y el detalle que más influye en el precio.

Retiro y reemplazo de un techo multicapa de 20 años en un edificio residencial ocupado de 9 pisos. El trabajo debe completarse entre junio y septiembre, sin interrumpir las unidades mecánicas de la azotea.

Alcance completo

El alcance es el trabajo. Cada vacío en él se convierte en una suposición distinta en cada oferta — y en una orden de cambio más adelante. Cubra cinco cosas:

1. El edificio. Tipo, antigüedad, tamaño y todo lo que afecte el acceso: unidades ocupadas, uso del elevador, espacio para acopio de materiales, estacionamiento, acceso para grúa.
2. El trabajo. Qué se va a reemplazar, reparar o mantener, con las especificaciones actuales cuando las conozca (tipo de sistema, capacidad, superficie en pies cuadrados, número de unidades).
3. Qué está incluido. Materiales, eliminación de residuos, permisos, inspecciones, puesta en marcha, garantía.
4. Qué está excluido. Todo lo que un oferente podría suponer razonablemente que forma parte del alcance, pero no lo es.
5. Alternativas adicionales. Elementos que podría querer, cotizados por separado, para que decida después de ver los números.

Deje abierto el método cuando de verdad no le importe cómo se haga. “El oferente recomendará TPO, EPDM o asfalto modificado, con sus razones” le da acceso a conocimiento experto. Nombrar un solo producto le da la misma oferta tres veces.

Las fotos ayudan más que un párrafo. Agregue algunas del equipo, del área o del daño.

Requisitos

Lo innegociable. Una oferta que no los cumpla no se evalúa.

• Seguro. Responsabilidad civil general comercial — comúnmente $5 millones para obras de capital y $2 millones para contratos de servicio de menor riesgo —, con el propietario o la corporación de condominio nombrados como asegurados adicionales.
• Seguro de compensación laboral. Un certificado de autorización de la WSIB en Ontario, o la cobertura equivalente de la WCB en otras provincias.
• Licencias y certificaciones del oficio. TSSA para gas y elevadores, ESA para electricidad en Ontario, certificación del fabricante para las garantías de techado.
• Referencias. Tres trabajos comparables de los últimos dos años, con contactos a los que realmente llamará.
• Un líder de proyecto designado para cualquier trabajo de más de una semana.

Presupuesto

Si tiene un monto aprobado, indique un rango y considere mostrarlo. Los contratistas que no puedan trabajar a ese nivel pasarán por alto la solicitud, y los que presenten una oferta la ajustarán a ese monto. Si todavía no sabe cuánto cuesta el trabajo, mantenga el presupuesto privado y consulte primero una guía de costos para poder detectar una oferta demasiado buena para ser verdad.

Fecha límite de presentación

Tres semanas para obras de capital y contratos plurianuales; una o dos semanas para trabajos pequeños y bien definidos. Con cuatro días obtiene a quien esté libre, no al mejor.

Instrucciones de presentación

Diga a los oferentes exactamente qué enviar y cómo decidirá. Es el campo que la mayoría de los administradores deja en blanco, y es el que hace que las ofertas sean comparables.

Presente un precio global para el alcance base, con cada alternativa adicional cotizada por separado. Incluya su certificado de seguro, el certificado de autorización de la WSIB, el cronograma propuesto y tres referencias. Visita al sitio opcional el 12 de mayo a las 10 a. m. — confirme por correo electrónico. Preguntas por escrito hasta el 15 de mayo; las respuestas se compartirán con todos los oferentes. Evaluación: precio 40%, experiencia pertinente y referencias 30%, cobertura del alcance 20%, cronograma 10%.

Esas ponderaciones son un ejemplo — fije las suyas. Lo importante es que los oferentes las conozcan antes de presentar su oferta.

Visibilidad del contacto

Elija cómo lo contactan los contratistas. Puede mostrar sus datos de contacto a los miembros de pago, canalizar el interés a través de PMRFP o mantenerse en el anonimato hasta que apruebe el interés de un contratista.

4. Gestione de forma justa las preguntas y la visita al sitio

Todos los oferentes deben cotizar el mismo trabajo. Por eso:

• Responda las preguntas por escrito y envíe cada respuesta a todos los oferentes interesados — no solo a quien preguntó.
• Organice una visita al sitio para todo lo que no se pueda cotizar a partir de fotos: techos, estacionamientos, salas de máquinas. Ahí es donde los contratistas encuentran lo que de otro modo se convertiría en órdenes de cambio.
• Fije una fecha límite para preguntas unos días antes del cierre, para que las respuestas tardías no lleguen a algunos oferentes y a otros no.
• No negocie en privado durante el período de ofertas. Si el alcance cambia, cambia para todos.

5. Reciba las ofertas y verifique primero el cumplimiento

Cuando pase la fecha límite, revise cada oferta frente a sus requisitos antes de mirar el precio:

• Certificado de seguro con el asegurado designado correcto
• Certificado de la WSIB o de la WCB vigente y en regla
• Licencias y certificaciones requeridas
• Referencias incluidas
• Cada elemento del alcance cotizado, o claramente marcado como excluido

Toda oferta a la que le falte un requisito obligatorio queda fuera. No haga una excepción para mantener en juego un precio bajo — una caldera instalada por un contratista no certificado que no pasa la inspección de la TSSA cuesta mucho más que lo que se ahorró.

6. Evalúe según criterios fijados de antemano

Ahora compare las ofertas que cumplen, con las ponderaciones que publicó.

• Normalice el alcance. Arme una lista de verificación sencilla de todo lo que exigía el alcance y marque lo que cada oferente incluyó, excluyó o dejó vago. Una oferta de $19,500 que excluye la eliminación de residuos y la garantía deja de ser la más baja una vez que se suman esos elementos.
• Considere por separado los precios de las alternativas adicionales. El oferente con el precio base más alto puede ser mucho más barato en una alternativa que probablemente usted apruebe.
• Llame al menos a dos referencias de su primera opción. Pregunte: “¿Cómo manejaron la situación cuando algo salió mal?”.
• Reduzca la lista a dos si el trabajo es grande, y entreviste a ambos.

7. Adjudique, firme y cierre el ciclo

• Póngalo por escrito. Firme un contrato que incluya el alcance, el precio, el cronograma, las condiciones de pago, la garantía y un proceso escrito de órdenes de cambio. En los acuerdos de servicio plurianuales, incluya una cláusula de terminación por conveniencia. Haga que un abogado revise los contratos más grandes o plurianuales.
• Reúna los certificados antes de la movilización. Obtenga la documentación del seguro y de la WSIB antes de que haya alguien en la obra, no una promesa de que llegará.
• Avise a los oferentes no seleccionados. Basta con una línea: “Gracias — ya adjudicamos este proyecto”. Los contratistas recuerdan quién les avisó. Es la forma más barata de recibir buenas ofertas la próxima vez.
• Marque la RFP como adjudicada en PMRFP para que salga del tablero y su historial se mantenga exacto.
• Archive un resumen de evaluación de una página. Cuando un miembro de la junta pregunte por qué no eligió la oferta más barata, ya estará escrito.

La lista de verificación antes de enviar

Antes de hacer clic en enviar, verifique:

• El título indica el trabajo, el tipo de propiedad y la ciudad
• El resumen dice lo que necesita en dos oraciones
• El alcance cubre el edificio, el trabajo, lo incluido, lo excluido y las alternativas adicionales
• Al menos una foto del área o del equipo
• Los requisitos incluyen seguro, WSIB/WCB, licencias y referencias
• Rango de presupuesto ingresado (visible o privado)
• La fecha límite da a los oferentes al menos de una a tres semanas
• Las instrucciones de presentación indican qué enviar, la fecha de la visita al sitio, la fecha límite para preguntas y cómo evaluará
• La aprobación para adjudicar ya está en regla

Si prefiere no empezar desde una página en blanco, cada plantilla de RFP viene con el alcance, los requisitos y los criterios de evaluación ya completos — adáptela a su edificio y publíquela. Para la versión extensa sobre cómo redactar el alcance y evaluar ofertas, lea cómo redactar una RFP de mantenimiento de propiedades comerciales.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe permanecer abierta mi RFP?

Tres semanas para obras de capital y contratos de servicio plurianuales. Una o dos semanas bastan para un trabajo pequeño y bien definido. Con menos tiempo que eso, solo recibirá noticias de quien casualmente esté libre — no de la mejor empresa.

¿Debo mostrar mi presupuesto?

Si la junta ya aprobó un monto, mostrar un rango suele traerle mejores ofertas: los contratistas que no pueden trabajar a ese nivel pasan por alto la solicitud, y los que presentan una oferta la ajustan a ese monto. Si de verdad no sabe cuánto cuesta el trabajo, mantenga el presupuesto privado y consulte una guía de costos para poder detectar valores atípicos cuando lleguen las ofertas.

¿Tengo que aceptar la oferta más baja?

No — a menos que sus estatutos o la política del propietario lo exijan. Indique a los oferentes en la RFP cómo evaluará, califique según esos criterios y escriba una página que explique por qué eligió al ganador. Eso es lo que una junta necesita ver.

¿Puedo mantenerme en el anonimato mientras recibo muestras de interés?

Sí. En PMRFP puede mantener ocultos sus datos de contacto hasta que apruebe el interés de un contratista, o hacer que el interés se canalice a través de PMRFP. Los detalles de su edificio y de su presupuesto siguen siendo suyos hasta que decida establecer contacto.