La plupart des appels d'offres qui ne reçoivent aucune soumission — ou trois soumissions impossibles à comparer — ne portaient pas sur de mauvais projets. C'étaient de mauvaises demandes. La portée disait « réparer le toit au besoin ». La date de clôture était dans quatre jours. Personne n'avait précisé si l'élimination des rebuts était incluse, si une visite des lieux était possible ni comment l'adjudicataire serait choisi.
Les bons entrepreneurs lisent ça et passent à autre chose. Ils ont plus de travail que de temps, et ils soumissionnent sur les demandes qui leur disent exactement ce qu'ils chiffrent.
Voici tout le processus en sept étapes — de « il nous faut un entrepreneur » jusqu'au contrat signé — avec ce qu'il faut inscrire dans chaque champ quand vous publiez sur PMRFP.
1. Définir le besoin et obtenir l'approbation avant de publier
La façon la plus rapide de perdre un bon entrepreneur, c'est de lancer un appel d'offres, de recueillir des soumissions, puis de découvrir que le conseil d'administration n'approuvera pas la dépense. Faites d'abord le travail à l'interne.
- Quel problème réglez-vous? « Le toit coule à trois endroits après de fortes pluies » est un besoin. « Nouveau toit » est une hypothèse sur la solution. Partez du problème : un bon soumissionnaire pourrait proposer une meilleure solution.
- Qui approuve l'octroi? Le conseil d'administration, le propriétaire, le gestionnaire d'actifs ou vous. Connaissez votre seuil de dépenses et sachez si un processus concurrentiel est obligatoire.
- D'où vient l'argent? Du fonds de prévoyance, du budget d'exploitation ou d'une réclamation d'assurance. Cela change l'échéancier et la paperasse.
- Quand les travaux doivent-ils avoir lieu? Les contrats de déneigement doivent être octroyés avant le début de la saison, le pavage et la peinture extérieure exigent un temps chaud et sec, et les travaux de toiture se font plus facilement avant l'hiver.
Mettez les réponses par écrit dans un paragraphe. Il deviendra le début de votre portée des travaux.
2. Décider qui doit voir l'appel d'offres
Vous voulez de trois à cinq soumissions sérieuses. Moins de trois, et il n'y a aucune pression sur les prix. Plus de cinq, et les entrepreneurs cessent de soumissionner sur vos projets, parce que leurs chances ne valent pas le temps d'estimation.
Sur PMRFP, les catégories, la région et le type d'immeuble que vous choisissez déterminent quels entrepreneurs voient votre demande. Soyez précis :
- Choisissez le corps de métier qui fait réellement le travail. Un remplacement de chaudière relève du CVC, pas de l'entreprise générale.
- Choisissez la région où se trouve l'immeuble, pas celle de votre bureau.
- N'ajoutez une deuxième ou une troisième catégorie que si les travaux touchent vraiment plusieurs corps de métier.
Si vous avez déjà un entrepreneur de confiance, invitez-le aussi à soumissionner. L'appel d'offres vous permet de vérifier son prix; il ne remplace pas la relation.
3. Rédiger la demande, champ par champ
C'est ici que la qualité se gagne ou se perd. Voici à quoi sert chaque champ.
Titre de l'appel d'offres
Indiquez les travaux, le type d'immeuble et la ville. Un entrepreneur qui parcourt une liste décide en deux secondes.
Faible : Projet de toiture
Solide : Remplacement de toit plat — copropriété de moyenne hauteur de 18 000 pi², Laval
Court résumé
Deux phrases : ce dont vous avez besoin et le détail qui détermine le prix.
Arrachage et remplacement d'une toiture multicouche de 20 ans sur un immeuble résidentiel occupé de 9 étages. Les travaux doivent être terminés entre juin et septembre, sans interruption des unités mécaniques sur le toit.
Portée complète
La portée, c'est le contrat. Chaque lacune devient une hypothèse différente dans chaque soumission — et un avenant plus tard. Couvrez cinq éléments :
- L'immeuble. Type, âge, taille et tout ce qui touche l'accès : logements occupés, utilisation de l'ascenseur, aire d'entreposage, stationnement, accès pour une grue.
- Les travaux. Ce qui est remplacé, réparé ou entretenu, avec les spécifications actuelles quand vous les connaissez (type de système, capacité, superficie, nombre d'unités).
- Ce qui est inclus. Matériaux, élimination des rebuts, permis, inspections, mise en service, garantie.
- Ce qui est exclu. Tout ce qu'un soumissionnaire pourrait raisonnablement croire inclus, mais qui ne l'est pas.
- Les options à prix séparé. Les éléments que vous pourriez vouloir, chiffrés séparément, pour décider après avoir vu les prix.
Laissez la méthode ouverte là où elle vous importe peu. « Le soumissionnaire recommande une membrane TPO, EPDM ou de bitume modifié, en justifiant son choix » vous donne accès à une expertise. Nommer un seul produit vous donne trois fois la même soumission.
Des photos valent mieux qu'un paragraphe. Ajoutez-en quelques-unes de l'équipement, du secteur visé ou des dommages.
Exigences
Les conditions non négociables. Une soumission qui ne les respecte pas n'est pas évaluée.
- Assurance. Responsabilité civile générale — souvent 5 M$ pour des travaux d'immobilisation et 2 M$ pour des contrats de service à moindre risque — avec le propriétaire ou le syndicat de copropriété désigné comme assuré additionnel.
- Accidents du travail. Une attestation de conformité de la CNESST au Québec, un certificat de décharge de la WSIB en Ontario, ou la couverture équivalente de la WCB dans les autres provinces.
- Licences et certifications du corps de métier. Licence de la RBQ et certificats de compétence de la CCQ au Québec (TSSA pour le gaz et les ascenseurs et ESA pour l'électricité en Ontario), certification du fabricant pour les garanties de toiture.
- Références. Trois contrats comparables au cours des deux dernières années, avec des personnes-ressources que vous appellerez vraiment.
- Un chargé de projet désigné pour tout ce qui dure plus d'une semaine.
Budget
Si vous avez un montant approuvé, indiquez une fourchette et envisagez de l'afficher. Les entrepreneurs qui ne peuvent pas travailler à ce niveau passeront leur tour, et ceux qui soumissionneront concevront leur offre en conséquence. Si vous ne savez pas encore ce que coûtent les travaux, gardez le budget privé et consultez d'abord un guide des coûts pour repérer une soumission trop belle pour être vraie.
Date de clôture
Trois semaines pour des travaux d'immobilisation et des contrats pluriannuels; une à deux semaines pour de petits travaux bien définis. Avec quatre jours, vous obtenez l'entreprise qui est libre, pas la meilleure.
Instructions de dépôt
Dites aux soumissionnaires exactement quoi envoyer et comment vous déciderez. C'est le champ que la plupart des gestionnaires immobiliers laissent vide, et c'est celui qui rend les soumissions comparables.
Soumettez un prix forfaitaire pour la portée de base, avec chaque option à prix séparé. Joignez votre certificat d'assurance, votre attestation de la CNESST, l'échéancier proposé et trois références. Visite des lieux facultative le 12 mai à 10 h — confirmez votre présence par courriel. Questions par écrit au plus tard le 15 mai; les réponses seront transmises à tous les soumissionnaires. Évaluation : prix 40 %, expérience pertinente et références 30 %, couverture de la portée 20 %, échéancier 10 %.
Ces pondérations sont un exemple — fixez les vôtres. Ce qui compte, c'est que les soumissionnaires les connaissent avant de soumissionner.
Visibilité des coordonnées
Choisissez comment les entrepreneurs vous joignent. Vous pouvez afficher vos coordonnées aux membres payants, faire transiter les manifestations d'intérêt par PMRFP ou rester anonyme jusqu'à ce que vous approuviez l'intérêt d'un entrepreneur.
4. Tenir une période de questions et une visite des lieux équitables
Chaque soumissionnaire devrait chiffrer les mêmes travaux. Donc :
- Répondez aux questions par écrit, et envoyez chaque réponse à tous les soumissionnaires intéressés — pas seulement à celui qui a posé la question.
- Organisez une visite des lieux pour tout ce qui ne peut pas être chiffré à partir de photos : toits, stationnements, salles mécaniques. C'est là que les entrepreneurs découvrent ce qui deviendrait autrement des avenants.
- Fixez une date limite pour les questions quelques jours avant la clôture, pour éviter que des réponses tardives parviennent à certains soumissionnaires et pas à d'autres.
- Ne négociez pas en privé pendant la période d'appel d'offres. Si la portée change, elle change pour tout le monde.
5. Recevoir les soumissions et vérifier d'abord leur conformité
Une fois la date de clôture passée, vérifiez chaque soumission par rapport à vos exigences avant de regarder le prix :
- Certificat d'assurance avec le bon assuré désigné
- Attestation de la CNESST (ou de la WSIB ou de la WCB) en règle
- Licences et certifications exigées
- Références incluses
- Chaque élément de la portée chiffré, ou clairement indiqué comme exclu
Toute soumission à laquelle il manque une exigence obligatoire est écartée. N'y renoncez pas pour garder un prix bas dans la course : une chaudière installée par un entrepreneur non certifié qui échoue à l'inspection coûte bien plus cher que l'économie réalisée.
6. Évaluer selon des critères fixés d'avance
Comparez maintenant les soumissions conformes, selon les pondérations que vous avez publiées.
- Uniformisez la portée. Dressez une liste simple de tout ce que la portée exigeait et notez ce que chaque soumissionnaire a inclus, exclu ou laissé vague. Une soumission de 19 500 $ qui exclut l'élimination des rebuts et la garantie n'est plus la plus basse une fois ces éléments rajoutés.
- Chiffrez les options séparément. Le soumissionnaire le plus cher pour la portée de base peut être beaucoup moins cher pour une option que vous approuverez probablement.
- Appelez au moins deux références pour votre premier choix. Demandez : « Comment a-t-il réagi quand quelque chose a mal tourné? »
- Réduisez la liste à deux si les travaux sont importants, et rencontrez les deux.
7. Octroyer, signer et boucler la boucle
- Mettez-le par écrit. Signez un contrat qui comprend la portée, le prix, l'échéancier, les modalités de paiement, la garantie et un processus écrit pour les avenants. Pour les contrats de service pluriannuels, ajoutez une clause de résiliation pour convenance. Faites réviser les contrats importants ou pluriannuels par un avocat.
- Obtenez les certificats avant la mobilisation. Exigez les documents d'assurance et d'accidents du travail (CNESST ou WSIB) avant que quiconque se présente sur le chantier, pas une promesse qu'ils s'en viennent.
- Avisez les soumissionnaires non retenus. Une ligne suffit : « Merci — nous avons octroyé ce contrat. » Les entrepreneurs se souviennent de ceux qui les ont avisés. C'est la façon la moins coûteuse d'obtenir de bonnes soumissions la prochaine fois.
- Indiquez sur PMRFP que l'appel d'offres est octroyé, pour qu'il soit retiré du tableau et que votre historique reste exact.
- Classez un résumé d'évaluation d'une page. Quand un membre du conseil demandera pourquoi vous n'avez pas retenu la soumission la plus basse, la réponse sera déjà écrite.
La liste de vérification avant la publication
Avant de publier, vérifiez que :
- Le titre indique les travaux, le type d'immeuble et la ville
- Le résumé dit ce dont vous avez besoin en deux phrases
- La portée couvre l'immeuble, les travaux, les inclusions, les exclusions et les options à prix séparé
- Au moins une photo du secteur ou de l'équipement est jointe
- Les exigences mentionnent l'assurance, la CNESST (ou la WSIB / WCB), les licences et les références
- Une fourchette budgétaire est saisie (affichée ou privée)
- La date de clôture donne aux soumissionnaires d'une à trois semaines
- Les instructions de dépôt indiquent quoi envoyer, la date de la visite des lieux, la date limite des questions et votre grille d'évaluation
- L'approbation pour octroyer le contrat est déjà obtenue
Si vous préférez ne pas partir d'une page blanche, chaque modèle d'appel d'offres comprend la portée, les exigences et les critères d'évaluation déjà remplis : adaptez-le à votre immeuble et publiez. Pour la version longue sur la rédaction de la portée et l'évaluation des soumissions, lisez comment rédiger un appel d'offres pour l'entretien d'un immeuble commercial.
Questions fréquentes
Combien de temps mon appel d'offres doit-il rester ouvert?
Trois semaines pour des travaux d'immobilisation et des contrats de service pluriannuels. Une à deux semaines suffisent pour de petits travaux bien définis. Moins que ça, et vous n'aurez de nouvelles que des entreprises qui se trouvent à être libres — pas des meilleures.
Devrais-je afficher mon budget?
Si le conseil d'administration a déjà approuvé un montant, afficher une fourchette vous donne habituellement de meilleures soumissions : les entrepreneurs qui ne peuvent pas travailler à ce niveau passent leur tour, et ceux qui soumissionnent conçoivent leur offre en conséquence. Si vous ne savez vraiment pas ce que coûtent les travaux, gardez le budget privé et consultez un guide des coûts pour repérer les écarts à la réception des soumissions.
Suis-je obligé de retenir la soumission la plus basse?
Non — à moins que vos règlements ou la politique du propriétaire ne l'exigent. Indiquez dans l'appel d'offres comment vous évaluerez les soumissions, évaluez-les selon ces critères et rédigez une page expliquant pourquoi vous avez choisi l'adjudicataire. C'est ce qu'un conseil d'administration a besoin de voir.
Puis-je rester anonyme pendant que je recueille les manifestations d'intérêt?
Oui. Sur PMRFP, vous pouvez garder vos coordonnées cachées jusqu'à ce que vous approuviez l'intérêt d'un entrepreneur, ou faire transiter les manifestations d'intérêt par PMRFP. Les détails de votre immeuble et de votre budget restent à vous jusqu'à ce que vous décidiez d'aller de l'avant.