Plantilla de RFP: contrato anual de mantenimiento de HVAC

Quiere costos de HVAC predecibles, menos llamadas de emergencia y la documentación adecuada para las garantías. Ideal para edificios con varias unidades de techo, edificios residenciales medianos y grandes, y cualquier propiedad donde el tiempo fuera de servicio salga caro.

Contrato anual de mantenimiento preventivo de HVAC — [Propiedad / cartera]

Buscamos un contrato de mantenimiento preventivo de 1 a 3 años para [#] unidades de HVAC en [#] propiedades. Incluye visitas trimestrales de mantenimiento, cambio de filtros y una asignación para reparaciones.

Mantenimiento programado (4 veces al año por unidad, salvo que se indique otra cosa):
- Limpieza de serpentines (condensador y evaporador).
- Reemplazo de filtros (filtros MERV [#] estándar incluidos; filtros de MERV más alto como alternativa adicional).
- Inspección y reemplazo de correas y rodamientos.
- Verificación de la presión del refrigerante y recarga (compatible con R-410A / R-454B).
- Inspección y ajuste de las conexiones eléctricas.
- Limpieza de la bandeja de drenaje y de la línea de condensado.
- Calibración de termostatos y controles.
- Informe escrito por visita, con hallazgos y recomendaciones.

Anual:
- Análisis de combustión (equipos a gas).
- Informe integral de eficiencia.
- Datos para el estudio del fondo de reserva: antigüedad del equipo y vida útil restante de cada unidad.

Asignación para reparaciones:
- $[X] al año cubren las reparaciones menores y las piezas de menos de $[Y] por evento.
- Las reparaciones mayores se cotizan por separado para su aprobación antes de iniciar el trabajo.

Respuesta a emergencias:
- Tarifa por llamada de emergencia fuera de horario informada por adelantado.
- Tiempo de respuesta objetivo: [X] horas.

- Seguro de responsabilidad civil general de $5 millones.
- Prueba de cobertura vigente de seguro de compensación laboral (según la ley estatal en EE. UU.; certificado de la WSIB o de la WCB provincial en Canadá).
- Certificación para equipos a gas: TSSA en Ontario, RBQ/CCQ en Quebec o el equivalente provincial.
- Certificación para el manejo de refrigerantes.
- Técnicos certificados (mecánico de refrigeración y aire acondicionado con Sello Rojo / Red Seal, o el equivalente provincial).
- Se prefiere un portal de clientes / informes en línea.

1. RFP abierta: 21 días.
2. Preselección y recorrido de la cartera: Se invita a los 3 mejores oferentes a recorrer las propiedades y cotizar.
3. Inicio del contrato: Plazo de 1 a 3 años, renovable de mutuo acuerdo.

El administrador de propiedades facilita el acceso al techo y al cuarto de máquinas. Las visitas deben programarse con al menos 5 días hábiles de anticipación. El trabajo fuera de horario se coordina según sea necesario.

• ¿Cuál es la tarifa anual por unidad (y hay algún descuento por cartera)?
• ¿Qué incluye la asignación para reparaciones? ¿Cuál es el tope por visita y por año?
• ¿Cuál es su tiempo de respuesta a emergencias y su tarifa fuera de horario?
• ¿Tiene un portal de clientes con el historial de servicio?
• ¿Cómo documenta los trabajos en garantía para mantener vigentes las garantías del fabricante?

1. Costo anual por unidad.
2. Monto y transparencia de la asignación para reparaciones.
3. Tiempos de respuesta garantizados.
4. Calidad de los informes y acceso a un portal.
5. Experiencia con carteras de propiedades.