Plantilla de RFP: contrato anual de mantenimiento de HVAC
Contrato de mantenimiento preventivo, trimestral o semestral, con cambio de filtros y asignación para reparaciones.
Quiere costos de HVAC predecibles, menos llamadas de emergencia y la documentación adecuada para las garantías. Ideal para edificios con varias unidades de techo, edificios residenciales medianos y grandes, y cualquier propiedad donde el tiempo fuera de servicio salga caro.
Ejemplo de título y resumen de la RFP
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Contrato anual de mantenimiento preventivo de HVAC — [Propiedad / cartera]
Buscamos un contrato de mantenimiento preventivo de 1 a 3 años para [#] unidades de HVAC en [#] propiedades. Incluye visitas trimestrales de mantenimiento, cambio de filtros y una asignación para reparaciones.
Alcance del trabajo
Mantenimiento programado (4 veces al año por unidad, salvo que se indique otra cosa): - Limpieza de serpentines (condensador y evaporador). - Reemplazo de filtros (filtros MERV [#] estándar incluidos; filtros de MERV más alto como alternativa adicional). - Inspección y reemplazo de correas y rodamientos. - Verificación de la presión del refrigerante y recarga (compatible con R-410A / R-454B). - Inspección y ajuste de las conexiones eléctricas. - Limpieza de la bandeja de drenaje y de la línea de condensado. - Calibración de termostatos y controles. - Informe escrito por visita, con hallazgos y recomendaciones. Anual: - Análisis de combustión (equipos a gas). - Informe integral de eficiencia. - Datos para el estudio del fondo de reserva: antigüedad del equipo y vida útil restante de cada unidad. Asignación para reparaciones: - $[X] al año cubren las reparaciones menores y las piezas de menos de $[Y] por evento. - Las reparaciones mayores se cotizan por separado para su aprobación antes de iniciar el trabajo. Respuesta a emergencias: - Tarifa por llamada de emergencia fuera de horario informada por adelantado. - Tiempo de respuesta objetivo: [X] horas.
Requisitos estándar
- Seguro de responsabilidad civil general de $5 millones. - Prueba de cobertura vigente de seguro de compensación laboral (según la ley estatal en EE. UU.; certificado de la WSIB o de la WCB provincial en Canadá). - Certificación para equipos a gas: TSSA en Ontario, RBQ/CCQ en Quebec o el equivalente provincial. - Certificación para el manejo de refrigerantes. - Técnicos certificados (mecánico de refrigeración y aire acondicionado con Sello Rojo / Red Seal, o el equivalente provincial). - Se prefiere un portal de clientes / informes en línea.
Cronograma sugerido
- 1
RFP abierta
21 días.
- 2
Preselección y recorrido de la cartera
Se invita a los 3 mejores oferentes a recorrer las propiedades y cotizar.
- 3
Inicio del contrato
Plazo de 1 a 3 años, renovable de mutuo acuerdo.
Acceso al sitio y logística
El administrador de propiedades facilita el acceso al techo y al cuarto de máquinas. Las visitas deben programarse con al menos 5 días hábiles de anticipación. El trabajo fuera de horario se coordina según sea necesario.
Preguntas que todo oferente debe responder
Haga las mismas preguntas a todos los oferentes para obtener respuestas comparables.
- ¿Cuál es la tarifa anual por unidad (y hay algún descuento por cartera)?
- ¿Qué incluye la asignación para reparaciones? ¿Cuál es el tope por visita y por año?
- ¿Cuál es su tiempo de respuesta a emergencias y su tarifa fuera de horario?
- ¿Tiene un portal de clientes con el historial de servicio?
- ¿Cómo documenta los trabajos en garantía para mantener vigentes las garantías del fabricante?
Criterios de evaluación
Cómo evaluará las ofertas cuando las reciba.
- 1.Costo anual por unidad.
- 2.Monto y transparencia de la asignación para reparaciones.
- 3.Tiempos de respuesta garantizados.
- 4.Calidad de los informes y acceso a un portal.
- 5.Experiencia con carteras de propiedades.
Contratistas que hacen este trabajo
Una vez que publique, este es el tipo de proveedores que verán su RFP y expresarán interés.
Preguntas frecuentes
PMRFP es una plataforma para publicar solicitudes de propuestas (RFP) y encontrar contratistas. No garantizamos la disponibilidad de proyectos, el éxito de las ofertas, la adjudicación de contratos, la respuesta de los administradores de propiedades ni ingresos. Los miembros son responsables de su propia diligencia debida, calificaciones, seguros, licencias, precios y acuerdos.
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