Plantilla de RFP: contrato anual de inspección y mantenimiento de techos

Administra una o más propiedades y quiere un contratista de techado bajo contrato para inspecciones preventivas, reparaciones menores y conservación de la garantía, en lugar de esperar a que aparezcan filtraciones. Es especialmente útil para carteras de 3 edificios o más.

Contrato anual de inspección y mantenimiento de techos — [N.º de propiedades]

Contrato de varios años de inspección y mantenimiento menor de techos para [#] propiedades, con un total aproximado de [X] pie² de techo. Inspecciones trimestrales o dos veces al año, con una asignación para mantenimiento.

Alcance de las inspecciones:
- Dos inspecciones programadas al año (primavera y otoño) por propiedad.
- Inspección visual de la membrana, los tapajuntas, los drenajes, las penetraciones y los parapetos.
- Informe escrito por inspección, con fotos y hallazgos priorizados (inmediato / 12 meses / 24 meses).

Alcance del mantenimiento (incluido hasta el monto de la asignación):
- Limpieza de drenajes, resellado menor de tapajuntas, retiro de escombros, parches menores en la membrana.
- Asignación de mantenimiento de $[X] al año por propiedad; los trabajos que excedan la asignación se cotizan por separado para aprobación del propietario.

Documentación:
- Informe resumen anual de la cartera (todas las propiedades consolidadas).
- Bitácora de mantenimiento actualizada por propiedad.
- Preservación de garantías: todo el mantenimiento se documenta para cumplir las condiciones de garantía del fabricante.

- Seguro de responsabilidad civil general de $5 millones; el propietario del edificio / la corporación de condominio debe figurar como asegurado adicional (en todas las propiedades).
- Prueba de cobertura vigente de seguro de compensación laboral (según la ley estatal en EE. UU.; certificado de la WSIB o de la WCB provincial en Canadá).
- Instalador certificado para los sistemas de membrana de nuestra cartera (lista disponible para los interesados).
- Flexibilidad de horario: disposición para coordinar las inspecciones en función de las operaciones de los inquilinos.
- Se prefiere un portal de informes en línea o informes en PDF.

1. RFP abierta: 21 días.
2. Preselección y recorrido de la cartera: Se invita a los 3 mejores oferentes a recorrer 2 o 3 propiedades representativas.
3. Adjudicación del contrato: Plazo inicial de 1 año, renovable cada año.
4. Primer ciclo de inspección: Comienza dentro de los 30 días siguientes a la firma del contrato.

Los administradores de propiedades proporcionarán las llaves o tarjetas de acceso al techo y un contacto principal por propiedad. Las inspecciones deben programarse con al menos 7 días de anticipación.

• ¿Cuál es su tarifa por inspección por propiedad (y por pie² si el precio es por cartera)?
• ¿Cómo estructura la asignación de mantenimiento: tarifa fija o tiempo y materiales hasta un tope?
• ¿Tiene una herramienta de informes en línea a la que los clientes puedan acceder?
• ¿Cómo maneja la documentación de garantía de los techos certificados por el fabricante?
• ¿Cuál es su tiempo de respuesta habitual para los problemas detectados en una inspección?

1. Costo anual por propiedad (inspección + asignación para mantenimiento).
2. Calidad de los informes y de las herramientas.
3. Experiencia con carteras de propiedades y referencias.
4. Zona de cobertura (debe atender todas nuestras propiedades).