Plantilla de RFP: contrato de servicio de elevadores

Su contrato actual de servicio de elevadores está por renovarse o ya se cansó del servicio del proveedor actual. En esta categoría dominan los contratos de varios años; cambiar de proveedor es poco común, así que vale la pena hacerlo bien.

Contrato de servicio de elevadores — [Nombre de la propiedad] — [#] elevadores

Contrato de servicio de [#] años para [#] elevadores en nuestra propiedad [tipo de propiedad]. Mantenimiento preventivo mensual, atención de emergencias e inspecciones anuales exigidas por la TSSA.

Alcance del trabajo:
- Mantenimiento preventivo mensual según ASME A17.1 / CSA B44.
- Reemplazo de todas las piezas de desgaste (cables, pastillas de freno, rodillos, controladores según el calendario del fabricante original).
- Servicio de emergencia 24/7, con tiempo de respuesta garantizado de [X] horas.
- Coordinación de la inspección anual de la TSSA (o de la autoridad provincial) y obtención del certificado.
- Recomendaciones de modernización y datos para el fondo de reserva.
- Portal de clientes en línea con bitácora de servicio e historial de llamadas.

Inclusiones (contrato de mantenimiento integral):
- Todas las piezas y la mano de obra incluidas (a diferencia de los contratos de "solo lubricación", u "oil & grease", sin piezas).
- Reemplazo de componentes mayores hasta $[X] por elevador al año.
- La modernización mayor se cotiza por separado.

Fuera del alcance:
- Modernización / mejoras.
- Acabados interiores de la cabina.
- Reparación de daños por vandalismo.

Estándares de servicio:
- Tiempo de respuesta: [X] horas sin emergencia / [X] minutos en emergencia (personas atrapadas).
- Meta de disponibilidad: [X]% por elevador al mes.
- Cláusula de penalización / crédito si no se cumple la meta de disponibilidad.

- Mecánico de elevadores con licencia de la TSSA (Ontario) o el certificado provincial equivalente (CCQ en Quebec).
- Seguro de responsabilidad civil general de $5 millones.
- Prueba de cobertura vigente de seguro de compensación laboral (según la ley estatal en EE. UU.; certificado de la WSIB o de la WCB provincial en Canadá).
- Despacho 24/7 con mecánicos locales (no solo un centro de llamadas).
- Portal de clientes en línea.
- Tres referencias de edificios de tipo similar en los últimos 2 años.
- Proceso de escalamiento claro si nuestras inquietudes no se atienden.

1. RFP abierta: 30 días (más tiempo, por tratarse de un contrato de varios años).
2. Preselección y visita al sitio: Los 3 mejores oferentes recorren el sitio, inspeccionan el equipo y proponen un plan de mantenimiento.
3. Adjudicación: Dentro de las 2 semanas siguientes a las visitas.
4. Duración del contrato: Por lo general, de 1 a 3 años, con opciones de renovación. Se prefiere una cláusula de terminación con 90 días de aviso.
5. Fecha de inicio: Alineada con la fecha de vencimiento del contrato actual.

Acceso al cuarto de máquinas por [ubicación]. Acceso al foso por la planta baja. Coordine el mantenimiento fuera de las horas pico siempre que sea posible.

• Contrato de mantenimiento integral o de solo lubricación (oil & grease): ¿qué recomienda y por qué?
• ¿Cuál es la tarifa mensual por elevador?
• ¿Qué tiempo de respuesta a emergencias garantiza y qué pasa si no lo cumple?
• ¿Cuántos elevadores atiende cada uno de sus mecánicos locales?
• En el reemplazo de componentes mayores, ¿qué está incluido y qué tiene costo adicional?
• ¿Ofrece un portal de clientes en línea? ¿Podemos ver una demostración?
• ¿Cuál es la cláusula de terminación del contrato?

1. Costo mensual por elevador.
2. Alcance de la cobertura (mantenimiento integral o parcial).
3. Tiempos de respuesta garantizados y rendición de cuentas.
4. Cantidad de mecánicos disponibles en la zona.
5. Calidad del portal para clientes.
6. Flexibilidad para terminar el contrato.