Plantilla de RFP: contrato anual de limpieza y conserjería

Está volviendo a licitar su contrato de limpieza y conserjería (se recomienda cada 2 a 3 años para mantener precios justos) o empieza desde cero en una propiedad nueva. Ideal para oficinas comerciales, locales comerciales y edificios residenciales de altura media.

Contrato de limpieza y conserjería — [Nombre de la propiedad]

Contrato de limpieza diaria o nocturna para nuestra propiedad [tipo de propiedad] en [dirección]. Aproximadamente [X] pie² de superficie a limpiar, incluidas las áreas comunes, los baños y los elevadores.

Diario / nocturno:
- Aspirado de todas las áreas alfombradas.
- Barrido y trapeado de pisos de superficie dura.
- Limpieza de todas las superficies de las áreas comunes (mostradores, puertas, manijas, interruptores).
- Vaciado de todos los contenedores de basura y de reciclaje.
- Limpieza y reabastecimiento de los baños (papel, jabón, inodoros, lavabos, pisos, espejos).
- Limpieza del interior de los elevadores.
- Limpieza de los vidrios del vestíbulo y de las entradas.

Semanal:
- Limpieza de manchas en alfombras.
- Limpieza profunda de los baños.
- Pulido del acero inoxidable.
- Limpieza detallada de los rieles de los elevadores.
- Desinfección de superficies de alto contacto.

Mensual:
- Decapado y encerado de pisos duros (o según el calendario).
- Extracción puntual de manchas en alfombras.
- Limpieza de paredes y de polvo en zonas altas.
- Limpieza de los cuartos de máquinas.

Trimestral:
- Limpieza de alfombras por extracción con agua caliente.
- Limpieza de ventanas (interior).
- Limpieza profunda de los cuartos de máquinas y eléctricos.

Anual:
- Limpieza de ventanas exteriores (coordinada por separado o como alternativa adicional).
- Decapado y renovación del acabado de pisos duros.

Suministros:
- Todos los consumibles (papel, jabón, bolsas de basura) incluidos en el contrato.
- Suministros de marca opcionales (especificar si se requieren).

Comunicación:
- Bitácora diaria en el cuarto de servicio.
- Portal en línea para solicitudes de los inquilinos y reporte de incidentes.
- Recorrido mensual con el administrador de propiedades.

- Seguro de responsabilidad civil general de $5 millones.
- Prueba de cobertura vigente de seguro de compensación laboral (según la ley estatal en EE. UU.; certificado de la WSIB o de la WCB provincial en Canadá).
- Todo el personal debe ser empleado directo de la empresa (sin subcontratación) y contar con verificación de antecedentes penales.
- Supervisor presente o de guardia en cada turno.
- Portal en línea para el seguimiento de incidentes y las solicitudes de los inquilinos.
- Tres referencias de propiedades de tipo similar en los últimos 2 años.
- Cumplimiento de las normas provinciales de etiquetado de productos de limpieza y del WHMIS.

1. RFP abierta: 21 días.
2. Visitas al sitio: Se invita a los 3 mejores oferentes a recorrer el sitio y confirmar el alcance.
3. Adjudicación: Dentro de 2 semanas.
4. Transición: 30 días entre la adjudicación y la primera noche de servicio.
5. Duración del contrato: Por lo general, 2 años, con revisión anual.

Entrada de servicio y cuarto de suministros. Horario de trabajo: normalmente nocturno, de 10 p. m. a 6 a. m., en propiedades comerciales; flexible en residenciales. Elevador de servicio disponible.

• ¿Cuál es el costo mensual total por pie²?
• ¿El personal es empleado directo o subcontratado? ¿Verifica sus antecedentes?
• Modelo de supervisión: ¿hay un supervisor en cada turno?
• ¿Los consumibles (papel, jabón) están incluidos en el precio?
• Portal en línea para solicitudes de los inquilinos: ¿podemos ver una demostración?
• ¿Con qué frecuencia propone reuniones de seguimiento (mensuales u otra)?

1. Costo mensual por pie cuadrado.
2. Modelo de personal (empleados directos o subcontratados).
3. Cobertura de supervisión.
4. Insumos incluidos o con cargo adicional.
5. Calidad del portal y de la comunicación.
6. Referencias en propiedades de tipo similar.