Modèle d'appel d'offres : contrat d'entretien d'ascenseurs

Votre contrat d'entretien d'ascenseurs arrive à échéance, ou vous êtes insatisfait du service de votre fournisseur actuel. Les contrats pluriannuels dominent cette catégorie; comme on change rarement de fournisseur, ça vaut la peine de bien faire les choses.

Contrat d'entretien d'ascenseurs — [nom de l'immeuble] — [nombre] ascenseurs

Contrat d'entretien de [nombre] ans pour [nombre] ascenseurs à notre [type d'immeuble]. Entretien préventif mensuel, service d'urgence et inspections annuelles obligatoires (RBQ au Québec, TSSA en Ontario).

Portée des travaux :
- Entretien préventif mensuel selon ASME A17.1 / CSA B44.
- Remplacement de toutes les pièces d'usure (câbles, garnitures de frein, galets, contrôleurs selon le calendrier du fabricant).
- Service d'urgence 24 h/24, 7 j/7, avec délai d'intervention garanti de [X] heures.
- Coordination de l'inspection annuelle (RBQ au Québec, TSSA en Ontario) et certificat.
- Recommandations de modernisation et données pour l'étude du fonds de prévoyance.
- Portail client en ligne avec registre d'entretien et historique des appels de service.

Inclusions (contrat d'entretien complet) :
- Toutes les pièces et la main-d'œuvre incluses (par opposition aux contrats « huile et graisse » sans pièces).
- Remplacement de composants majeurs jusqu'à [X] $ par ascenseur par année.
- Modernisation majeure faisant l'objet d'une soumission distincte.

Exclusions :
- Modernisation / mises à niveau.
- Finis intérieurs de la cabine.
- Réparations liées au vandalisme.

Normes de service :
- Délai d'intervention : [X] heures hors urgence / [X] minutes en urgence (personne coincée).
- Taux de disponibilité visé : [X] % par ascenseur par mois.
- Clause de pénalité ou de crédit si le taux de disponibilité visé n'est pas atteint.

- Mécanicien d'ascenseur qualifié (certificat de compétence CCQ au Québec, licence TSSA en Ontario).
- Assurance responsabilité civile générale de 5 M$.
- Attestation de conformité de la CNESST (Québec) ou certificat de la WSIB (Ontario) en vigueur.
- Répartition 24 h/24, 7 j/7 avec des mécaniciens locaux (pas seulement un centre d'appels).
- Portail client en ligne.
- Trois références pour des immeubles de type semblable au cours des 2 dernières années.
- Processus d'escalade clair si nos préoccupations ne sont pas réglées.

1. Appel d'offres ouvert : 30 jours (plus long en raison de la nature pluriannuelle du contrat).
2. Présélection et visite des lieux : Les 3 meilleurs soumissionnaires visitent les lieux, inspectent l'équipement et proposent un plan d'entretien.
3. Octroi : Dans les 2 semaines suivant les visites.
4. Durée du contrat : Habituellement de 1 à 3 ans avec options de renouvellement. Une clause de résiliation avec préavis de 90 jours est souhaitée.
5. Date de début : Alignée sur la date de fin du contrat actuel.

Accès à la salle des machines par [emplacement]. Accès à la fosse par le rez-de-chaussée. Planifier l'entretien en dehors des heures de pointe dans la mesure du possible.

• Contrat d'entretien complet ou contrat « huile et graisse » : que recommandez-vous et pourquoi?
• Tarif mensuel par ascenseur?
• Quel délai d'intervention garantissez-vous en cas d'urgence, et qu'arrive-t-il si vous ne le respectez pas?
• Combien d'ascenseurs chacun de vos mécaniciens locaux a-t-il à sa charge?
• Pour le remplacement de composants majeurs, qu'est-ce qui est inclus et qu'est-ce qui est facturé en supplément?
• Offrez-vous un portail client en ligne? Pouvons-nous en voir une démonstration?
• Quelle est la clause de résiliation du contrat?

1. Coût mensuel par ascenseur.
2. Étendue de la couverture (entretien complet ou partiel).
3. Délais d'intervention garantis et imputabilité.
4. Effectif de mécaniciens locaux.
5. Qualité du portail client.
6. Souplesse de résiliation.