Modèle d'appel d'offres : contrat annuel d'entretien CVC

Vous voulez des coûts CVC prévisibles, moins d'appels d'urgence et une documentation adéquate pour les garanties. Idéal pour les immeubles qui comptent plusieurs unités de toit, les immeubles résidentiels de moyenne et grande taille, et tout immeuble où un arrêt coûte cher.

Contrat annuel d'entretien préventif CVC — [immeuble / portefeuille]

Nous recherchons un contrat d'entretien préventif de 1 à 3 ans pour [nombre] unités CVC réparties dans [nombre] immeubles. Comprend des visites d'entretien trimestrielles, le remplacement des filtres et une allocation de réparation.

Entretien planifié (4 fois par année par unité, sauf indication contraire) :
- Nettoyage des serpentins (condenseur et évaporateur).
- Remplacement des filtres (filtres MERV [#] standard inclus; filtres à cote MERV supérieure en option à prix séparé).
- Inspection / remplacement des courroies et des roulements.
- Vérification de la pression du frigorigène et appoint (compatible R-410A / R-454B).
- Inspection et resserrage des connexions électriques.
- Nettoyage du bac de récupération et de la conduite de condensat.
- Étalonnage des thermostats et des contrôles.
- Rapport écrit après chaque visite, avec constats et recommandations.

Annuel :
- Analyse de combustion (appareils au gaz).
- Rapport complet sur l'efficacité énergétique.
- Données pour l'étude du fonds de prévoyance : âge de l'équipement et durée de vie utile restante de chaque unité.

Allocation pour réparations :
- Une allocation de [X] $ par année couvre les réparations mineures et les pièces de moins de [Y] $ par intervention.
- Les réparations plus importantes sont soumises séparément pour approbation avant le début des travaux.

Intervention d'urgence :
- Tarif de déplacement d'urgence hors heures indiqué d'avance.
- Délai d'intervention visé : [X] heures.

- Assurance responsabilité civile générale de 5 M$.
- Attestation de conformité de la CNESST (Québec) ou certificat de la WSIB (Ontario) en vigueur.
- Certification pour les appareils au gaz : RBQ/CCQ au Québec, TSSA en Ontario ou l'équivalent provincial.
- Certification pour la manipulation des frigorigènes.
- Certifications des techniciens (frigoriste CCQ au Québec, Sceau rouge en réfrigération et climatisation ailleurs).
- Rapports en ligne / portail client, de préférence.

1. Appel d'offres ouvert : 21 jours.
2. Présélection et visite du portefeuille : Les 3 meilleurs soumissionnaires sont invités à visiter les immeubles et à soumettre leur prix.
3. Début du contrat : Durée de 1 à 3 ans, renouvelable d'un commun accord.

Le gestionnaire immobilier donne accès au toit et à la salle mécanique. Les visites doivent être planifiées au moins 5 jours ouvrables à l'avance. Les travaux hors heures sont coordonnés au besoin.

• Quel est votre tarif annuel par unité (et offrez-vous un rabais pour l'ensemble du portefeuille)?
• Qu'est-ce qui est inclus dans l'allocation pour réparations? Quel est le plafond par visite et par année?
• Quels sont votre délai d'intervention d'urgence et votre tarif hors heures?
• Avez-vous un portail client pour consulter l'historique des interventions?
• Comment documentez-vous les travaux afin de préserver les garanties du fabricant?

1. Coût annuel par unité.
2. Générosité et transparence de l'allocation de réparation.
3. Délais d'intervention garantis.
4. Qualité des rapports et accès au portail.
5. Expérience avec des portefeuilles.